Рассмотрим такой вопрос, как проживание работника в месте командировки. В большинстве случаев, это гостиница. Бронирование мест в ней лучше производить до того, как сотрудник отправится в командировку, особенно если населенный пункт крупный и можно предполагать, что по прибытии в него мест в гостинице может не оказаться или свободными будут только дорогие номера «люкс».

Забронировать место может лицо, занимающееся кадровыми вопросам, офис-менеджер или секретарь.

Если же работник, прибыв в место назначения (например, утром), сам забронировал место в гостинице (на предстоящую ночь), то ему впоследствии должна быть возмещена плата за бронирование места, так же как и иные затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах.

Снимая номер в гостинице (как заранее, так и по прибытии), следует учитывать такой фактор, как наличие расчетного часа (как правило, это 12.00; однако во избежание недоразумений лучше уточнить это время заранее в предполагаемом месте назначения). Допустим, ваш работник прибыл в понедельник в 6.00 и снял номер на сутки; в этом случае его сутки будут считаться только начиная с понедельника с 12.00 и закончатся во вторник в 12.00. Следовательно, если он уезжает во вторник в 12.00, то ему не надо снимать номер на двое суток, а только на одни. И наоборот, заселившись в понедельник, например, в 15.00, его сутки закончатся также во вторник в 12.00.

Место проживания вашего работника может быть и иное. Если у организации, в которую он командирован, есть собственное общежитие, комендант, заведующий хозяйственным отделом или иное лицо, ответственное за размещение командированных, заселяет вашего работника в специально подготовленную комнату или квартиру (последняя может находится в собственности организации и использоваться, как общежитие). Если размещение в общежитии осуществляется за счет принимающей организации, то ее представитель (один из указанных служащих) осуществляет регистрацию командированного. Если же предполагается оплата проживания в общежитии, ваш работник должен получить документы, подтверждающие произведенные выплаты (при условии, что расчеты произведены наличными).

Есть еще третий вариант — квартира или комната в частной квартире. Размещение в частном жилищном фонде имеет место при длительной командировке или в случае, когда организация находится в маленьком населенном пункте, где если и есть одна гостиница, то и та оставляет желать лучшего. Если ваш работник найдет такого арендодателя, который заключит договор аренды, в котором будет указана арендная плата, немедленно занесите его в банк данных, дабы впредь можно было размещать своих работников у законопослушного гражданина и иметь подтверждение произведенных расходов. Но мы то с вами знаем, что это пока из области фантастики, поэтому, отправляя работника в командировку, заранее согласовываем с руководством и бухгалтерией, каким образом подтверждать и оплачивать расходы по найму жилого помещения. Это необходимо для получения дополнительных средств на расходы. Если это не самовольное решение и не нарушение требований руководства, то расходы по оплате жилья будут впоследствии возмещены, в противном случае, очевидно, в их возмещении может быть вполне обоснованно отказано.

  Весьма распространенной является ситуация, когда работник приобретает у заведующего гостиницей или дежурного администратора фиктивный счет о проживании в гостинице, а сам снимает квартиру (комнату) подешевле или вовсе селится у своих знакомых, друзей, родственников. Разница между обналиченным в бухгалтерии счетом гостиницы и платой за съем частного жилья порой бывает существенной и остается в кармане у предприимчивого командированного. Давая напутствие работникам, обратите их внимание, что такие действия очень даже могут быть квалифицированы по статье 159 Уголовного кодекса РФ. К сожалению, если договоренность с гостиничным персоналом достигнута, то проверить местонахождение своего работника в дневные часы крайне затруднительно; но, как правило, контрольные звонки в ночное время, «обусловленные производственной необходимостью», дают неплохой эффект (главное, найти уважительную причину для такого беспокойства).

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха той организации, в которую они командированы. Это означает, что ваш работник обязан соблюдать трудовой распорядок, установленный в организации.

Кроме того, он должен пройти вводный инструктаж по охране труда, если, конечно, исполнение служебного задания обязывает.

Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, то компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случаях, когда по распоряжению руководства работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

При длительной командировке по просьбе работника ему может пересылаться заработная плата за счет организации, которая его командировала.

Отправляя работника в командировку, нельзя предусмотреть все заранее — жизнь есть жизнь, и она полна неожиданностей.

Так, находясь в командировке, ваш работник может внезапно заболеть. Его временная нетрудоспособность, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке (больничным листом, справкой из больницы).

Согласно пункту 16 Инструкции о служебных командировках в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше 2-х месяцев.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Кроме того, Трудовой кодекс РФ содержит положения, устанавливающие особый порядок расследования и учета несчастных случаев на производстве (статья 227), к которым относятся и случаи, произошедшие при следовании к месту служебной командировки и обратно. Таким образом, если, к сожалению, с вашим работником в дороге произошел несчастный случай, то обстоятельства происшедшего должны быть учтены и расследованы, как несчастный случай на производстве, с соблюдением всех процедур, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.

VI. Возвращение должно быть приятным

Срок командировки истек, и ваш работник возвращается к месту постоянной работы. Как уже отмечалось, вопрос о явке на работу в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководством.

В день выхода на работу работник предоставляет своему непосредственному руководителю отчет о командировке, а бухгалтерии или финансовому отделу — документы, подтверждающие произведенные расходы, и командировочное удостоверение.

В каждом конкретном случае содержание отчета определяется теми целями и задачами, которые стояли перед командируемым. В зависимости от этого в отчет может быть включена информация, начиная от конкретного перечисления вопросов, решенных в ходе командировки, до изложения впечатлений, пусть даже субъективных и эмоциональных (хотя представляется, что последние имеет смысл обсуждать, например, при личной беседе командированного с руководством). Отчет о результатах командировки может быть коллективным или индивидуальным (если в командировке была группа работников).

Мы уже говорили о единой форме служебного задания (N Т-10а), в которой особая графа посвящена краткому отчету о проделанной работе в соответствии с полученным заданием. Но опять-таки, в одной строчке можно указать, что «переговоры прошли успешно». Однако работодателю, вероятно, будет интересно, как они прошли, в какой обстановке, какие доводы приводили стороны и т.п. В одной графе всего не опишешь, поэтому в организации может быть принята иная форма отчета о командировке.

Если попытаться сформулировать общие требования к отчету о результатах командировки, то в него можно включить графы под ответы на следующие вопросы:

   1. Цель командировки.
   2. Сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких населенных пунктов или объектов указывается срок пребывания в (на) каждом из них).
   3. Конкретный перечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки.
   4. Перечень должностных лиц, с которыми командируемый вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов.
   5. Реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных (решенных) в ходе командировки с приложением соответствующих документов).
   6. Оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещенной организации, сопоставление форм и методов работы, принятых в ней с аналогами своей компании (по изученному перечню вопросов).
   7. Выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта.
   8. Другие вопросы, которые командированный полагает необходимым отразить в отчете по итогам поездки.

Если нет желания увеличивать документооборот, в унифицированную форму N Т-10а можно добавить дополнительные строки. Такое право организации предоставлено постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. Более того, в унифицированные формы первичной учетной документации при необходимости могут быть внесены дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Отчитаться о результатах командировки работник может и в устном порядке.

Отчет принят, пришло время возмещения командировочных расходов. В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ работнику возмещаются:

    * расходы по проезду;
    * расходы по найму жилого помещения;
    * дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
    * иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Однако размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Согласно распоряжению Правительства РФ от 17.04.2002 N 516-р проект постановления Правительства «О размерах, возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» должен быть представлен в Правительство РФ Минфином России и Минтрудом России во II квартале этого года. Принятие названного документа следует ожидать к концу года.

Вопросами возмещения расходов занимается бухгалтерия или финансовый отдел. В дополнение к вышесказанному о суточных, скажем еще несколько слов. Их размер зависит от фактической продолжительности командировки: они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути, время вынужденной остановки в пути. В суточные включаются также расходы за пользование внутригородским транспортом.

Работнику следует помнить, что, по общему правилу, возмещение производится по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, поэтому ему следует собирать все, что свидетельствует о произведенных расходах (счета гостиниц, различные проездные документы, счета за телефонные переговоры, расчетные документы на приобретенные товарные ценности, потребленные работы, услуги и т.п.).

Вместе с тем, руководителям организаций предоставляется право в случаях, когда размер командировочных расходов известен заранее, разрешать оплату этих расходов командированным работникам, с их согласия, без представления подтверждающих документов (например, если работник организации регулярно командируется в одно и то же место).

В случае непредоставления отчета об израсходованных средствах и невозвращения в кассу организации остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки, бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном действующем законодательством. Так, согласно статье 137 Трудового кодекса РФ удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременного не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. В этом случае работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержаний. Во избежание указанных споров и требуется соблюдение всех установленных требований и норм по документальному оформлению командировки.

Конечно, нормы регулирующие вопросы выплаты командировочных расходов, во многом устарели. Остается надеяться, что скоро будут приняты новые, отвечающие требованиям сегодняшнего дня и отражающие ту практику, которая уже давно сложилась и успешно применяется в хозяйственной деятельности.